Monday.com DSGVO-Check & Einrichtungs-Guide für deutsche B2B-Teams (EU-Server Frankfurt)
Die manuelle Beleg- und Datenübergabe zwischen Monday.com und Make.com kostet deutsche KMU im Schnitt 6 bis 12 Arbeitsstunden pro Monat und birgt hohe Risiken bei einer GoBD-Betriebsprüfung. Mit einer automatisierten Schnittstelle (nativ oder über Make.com auf europäischen Servern) synchronisieren Sie Rechnungen, Steuerschlüssel und Zahlungen in Echtzeit.
Monday.com
GoBD-konform, E-Rechnung & DATEV
Make.com
Verbindet Monday.com & Make.com ohne Code
Make.com
Direkter Daten- & Belegabgleich
System- & Schnittstellen-Vergleich
| Kriterium | Monday.com | Make.com | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Serverstandort & AV-Vertrag | Monday.com: ISO-27001 Rechenzentren (DE/EU) | Make.com: EU-Cloud mit digitalem DSGVO-AVV | 100 % rechtssicher ohne US-Transfer |
| GoBD & E-Rechnung (ZUGFeRD / XRechnung) | Vollständige EN-16931 Erstellung & Prüfroutinen | Übergabe strukturierter Rechnungspositionen via API | Monday.com als führendes Belegsystem |
| DATEV-Schnittstelle (Steuerberater) | Direkter DATEV Buchungsdatenservice & Belegbild-Export | Vorbereitende Kontierung (SKR03 / SKR04) | Spart bis zu 35 % Steuerberater-Gebühren |
| Automatisierungsgrad via Make.com | Echtzeit-Webhooks für Rechnungen, Kontakte & Zahlungen | Vorgefertigte Make.com Drag-and-Drop Module | Einrichtung in unter 25 Minuten |
| Kosten-Nutzen-Verhältnis | Ab ca. 9 € – 29 € monatlich (monatlich kündbar) | 1.000 API-Aktionen/Monat im Free-Tarif inklusive | Amortisiert sich ab dem 1. Monat |
DSGVO & GoBD Compliance-Prüfung
Für den DSGVO-konformen Betrieb von Monday.com und Make.com via Make.com wählen Sie im Dashboard die Serverregion EU1 (Frankfurt am Main) bzw. EU2 (Prag), schließen elektronisch den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV nach Art. 28 DSGVO) ab und aktivieren die Option 'Data Confidential', damit keine personenbezogenen Rechnungsdaten dauerhaft im Ausführungsprotokoll zwischengespeichert werden.
Schritt-für-Schritt-Einrichtung
Schritt 1: API-Zugang & AVV in Monday.com freischalten
Öffnen Sie in Monday.com die Einstellungen unter 'Erweiterungen / API', erzeugen Sie einen API-Schlüssel und laden Sie den hinterlegten Auftragsverarbeitungsvertrag für Ihr Verfahrensverzeichnis herunter.
Schritt 2: EU-Workspace in Make.com verbinden
Legen Sie ein kostenloses Konto bei Make.com in der EU-Zone an, wählen Sie Make.com als Auslöser (Trigger) und verbinden Sie Monday.com als Zielmodul.
Schritt 3: Erlöskonten (SKR03 / SKR04) & Steuersätze zuordnen
Ordnen Sie 19 % Umsatzsteuer (Konto 8400 SKR03 / 4400 SKR04), 7 % sowie EU-OSS oder innergemeinschaftliche Lieferungen exakt zu, damit der DATEV-Export zum Monatsende ohne Nacharbeit durchläuft.
Schritt 4: Testlauf im Entwurfsmodus & Produktivschaltung
Übertragen Sie drei echte Testbelege zunächst im Status 'Entwurf'. Sobald Beträge, Kundendaten und PDF-Archivierung stimmen, aktivieren Sie den 24/7-Autopiloten.
Experten-Tipp für die Praxis
Legen Sie vor jedem 'Create Invoice'-Schritt in Make.com ein kurzes 'Search Contact'-Modul an: So prüft das System anhand der E-Mail-Adresse oder USt-IdNr., ob der Kunde in Monday.com bereits existiert, und verhindert zuverlässig doppelte Debitorennummern in Ihrer Buchhaltung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Ist die automatische Kopplung von Monday.com und Make.com GoBD-konform?
Ja. Da Belege unverändert über eine verschlüsselte TLS-Schnittstelle an Monday.com übergeben und dort revisionssicher festgeschrieben werden, sind alle Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt.
Benötige ich einen Programmierer für diese Schnittstelle?
Nein. Über die grafische Oberfläche von Make.com verbinden Sie Monday.com und Make.com komplett ohne Programmiercode per Mausklick.
Was passiert mit der E-Rechnungspflicht (XRechnung / ZUGFeRD)?
Monday.com erzeugt und verarbeitet strukturierte XML-/ZUGFeRD-Rechnungen nach EN 16931 automatisch, sodass Ihr Unternehmen alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt.